Maak jij opwindende opsommingen?

Ons publiek is rijtjesmoe.

Stap een Webex, Zoom of Teams meeting in en all you see is rijtjes.
Hele en halve zinnen.
Met en zonder bullets.
Een muur van tekst.
Soms vallend van de slide.
Of om dat te voorkomen, in een onleesbare lettergrootte.

Hoe langer de lijst, hoe minder mensen het lezen

Het ultieme doel van een presentatie is dat de toehoorder zijn doel bereikt. Dat een presentatie zo gemakkelijk te volgen is, dat hij precies weet wat hij moet doen. Ontwerpers noemen dat gebruikerservaring.

Wanneer bereikt jouw publiek zijn doel?

Als het na jouw presentatie anders denkt, voelt en/of handelt dan ervoor.
En zo’n verandering breng je teweeg door de inhoud tot leven te brengen.

Overdaad schaadt

Een mens kan maar een beperkte hoeveelheid informatie in één keer verwerken. Volgens William Hick passen er 7 plus of min 2 porties informatie tegelijk in ons korte termijn werkgeheugen.

Wanneer de hoeveelheid inkomende informatie het werkgeheugen overschrijdt, kan het publiek de spreker niet meer bijbenen. Een deel van de informatie raakt verloren. En als dat cruciale informatie is, voel het publiek langzaam maar zeker frustratie. En haakt uiteindelijk af.

Opsommingslijstjes verdienen een tweede kans. Het is mogelijk om de gebruikerservaring van het publiek te verbeteren door minder tekst en meer beeld.

De basic manier

Maak een top 3 van de opsommingslijst.

Hoewel je met Hick’s law van 7 ± 2 nog steeds 5 items overhoudt in de minimumvariant, pleit ik voor drie. Het ultieme aantal dat mensen eenvoudig begrijpen en onthouden.

Leuk bedacht, maar ik moet persé alle 10 de items noemen

Weet je het heel zeker? Ontkom je er echt niet aan?

Laat de lijst dan in elk geval opbouwen en focus de aandacht van je publiek steeds op één ding. 

Realiseer je dat je publiek onmogelijk 10 items kan onthouden. Overweeg om achteraf een handout van de opsomming te sturen, aangevuld met een korte toelichting.

Minder tekst maar ook meer beeld

De International Journal of Business Communication doet in 2014 een experiment. Twee groepen testpersonen krijgen een presentatie over een strategische visie te zien. De ene met tekstuele opsommingen en de andere met beeldmateriaal.

De aandacht van de ’beeldgroep’ is aanzienlijk groter. Ook zijn ze het meer eens met de visie en kunnen ze zich de visie later beter herinneren.

Dit heet het beeldsuperioriteitseffect.

Basic plus beeld

Neem de slide en splits die op in drie slides. Zoek vervolgens een bijpassend beeld. En leg in je verhaal de link met het beeld.

In een training voor het Ministerie van Financiën moesten workshopleiders opsommingen ombouwen tot aparte slides met een beeld. Menig keer bleken drie items voldoende om de boodschap over te brengen. En lieten ook financiële onderwerpen zich in beelden vertalen. In de evaluatie gaven hun toehoorders de zorg die aan de presentaties was besteed een hoge waardering.

Moeite doen voor je publiek is cruciaal voor een succesvolle presentatie.

En als ik nou alle 10 de items wil noemen én geen beelden kan bedenken of kan vinden?

Dan is er nog een laatste redmiddel.

Maak een ’mindmap’ visual. Kort alle items af tot één of enkele woorden en zet ze rondom een neutraal beeld. Laat de mindmap opbouwen via 'animaties' in PowerPoint.

Heb empathie voor je publiek

Maak je presentatie gebruikersvriendelijk en breng de inhoud tot leven. Maak lijstjes korter en combineer ze met beeld.

Deze methode beschrijf ik uitgebreid in mijn ebook ’Slidemetamorfose’. Daarin lees je ook hoe je beelden bedenkt en met welke soorten slides je afwisseling in je presentatie brengt.

Fotomateriaal:
eHRM door Kreatikar (Pixabay)