Wereldwijd hebben mensen een haat-liefde verhouding met PowerPoint.
Het veroorzaakt saaie niet door te komen meetings.
Maar ligt dat aan PowerPoint of aan de manier waarop we ermee omgaan?
We proppen slides veel te vol met bullets en teksten
Toch is er een manier om PowerPoint wel met tekst te vullen zonder dat de toehoorder in slaap valt. Ik ontdekte op de website van mijn favoriete designster Nancy Duarte iets dat een nieuw licht schijnt op PowerPoint als tekstverwerker.
Duarte ontwerpt al 20 jaar presentaties voor een groot publiek zoals TEDtalks maar ook voor kleinere meetings zoals strategiesessies. Presentaties die een verandering bij het publiek teweeg brengen in hun denken, voelen en/of doen. Waarbij de spreker een essentieel onderdeel is en het publiek overtuigt van de verandering.
Een presentatie is niet altijd het meest geschikte medium om informatie over te dragen
Wat doe je als het niet simpelweg éénrichtingverkeer is? En je een conversatie op gang wilt brengen met ruimte om op elkaars ideeën voor te bouwen? Dan hoeft het publiek de boodschap niet direct van de spreker te horen.
Dan lezen ze vooraf een document
Vergeleken met een presentatie kun je veel meer en veel gedetailleerder informatie kwijt in een document. Maar, dat mondt meestal uit in lappen tekst waarvan niemand denkt: ’Goh, dit ziet er goed uit, ik ga er eens lekker voor zitten.’ Ook zijn ze niet geschikt als referentiemateriaal: ’Ga allemaal even naar de 3e paragraaf op pagina 17 vanaf zin …’ Dat duurt te lang.
Een ander alternatief.
Stuur de presentatie maar op
CEO’s en managers die geen tijd hebben om een document door te spitten, vragen vaak of zij ’de presentatie’ vooraf kunnen krijgen. Lees: een stapeltje slides met een samenvatting in tekst en bulletpoints met een nietje erdoor.
Zonder toelichting van de maker zijn ze niet te begrijpen. En vaak worden ze tijdens de meeting alsnog geprojecteerd en voorgelezen.
Als er iets saai is en weinig conversatie op gang brengt, dan zijn het dit soort ’presentaties’.
De slidedoc als oplossing
Wat je nodig hebt is een combinatie van een document en een presentatie. Iets dat wél uitnodigt tot lezen en waar je tijdens een meeting snel aan refereert.
Duarte ontwierp het en noemt het een slidedoc.
Je kunt het vergelijken met een brochure of magazine. Het heeft een heldere layout met korte tekstblokken die samen tot een groter punt leiden. Daardoor oogt het minder omvangrijk en minder intimiderend voor de lezer. Er is een uniforme uitstraling met koppen, tussenkoppen, paragrafen, maar ook bulletpoint lijstjes, quotes en beeldmateriaal om de inhoud te versterken.
Voorbeelden van layouts in een slidedoc.
Maar ik ben toch geen designer die voor elke meeting een glossy handout maakt?
En daarom kun je op de website van Duarte twee kant-en-klare PowerPoint templates downloaden die je met eigen tekst en beeldmateriaal vult. De templates zijn geschikt als éénmalige handout of om steeds weer te gebruiken voor bijvoorbeeld maandelijkse updates.
En nu?
Download de templates op de website van Duarte en laat je door het format inspireren. Tover je document of bulletpresentatie om tot een lekker leesbare slidedoc.
Pauline le Rûtte
Een goede spreker draagt niet alleen informatie over, maar brengt zijn kennis tot leven.
Reactie