Hoe je de grote lijn van je presentatie vasthoudt

In 1957 stuurt Rusland de Spoetnik het heelal in.

Wetenschappers van het Massachusetts Institute of Technology volgen de satelliet op de voet.

Ze brengen de baan ervan in kaart door op de piepjes van zijn radiosignaal af te stemmen. En ontdekken zo het Doppler-effect: het signaal wordt sterker naarmate de satelliet dichterbij komt en zwakker als hij zich verder van hun positie op aarde beweegt. 

Maar als radiosignalen de locatie van een satelliet kunnen bepalen, dan weet de satelliet theoretisch ook waar wij zijn, concluderen ze vervolgens. En daarmee is de eerste stap gezet naar de oprichting van het Global Positioning System, de basis voor onze huidige navigatiesystemen.

Nu, tientallen jaren later is een route plannen van A naar B de normaalste zaak van de wereld.

Ook presentaties volgen een route. De grote lijn van het begin naar het einde. Het navigatiesysteem daarvoor is de outline.

Wat is een outline?

Het is een tekening in het klad voordat je het in het net maakt. het zijn de ruwe contouren van een presentatie voordat je die verder invult.

Een outline geeft in grote stappen de weg van A naar B weer.

Waarom heb je een outline nodig?

Als je direct gaat schrijven, en in de meeste gevallen een PowerPoint document vult, dan krijg je een opeenstapeling van willekeurige informatie en vaak teveel details.

Sommige sprekers komen daar tijdens het geven van hun presentatie pas achter. Als noodoplossing slaan ze een deel van de slides over en zeggen daarbij dat er te weinig tijd is om op die inhoud in te gaan. Of ze breken ergens in het midden de presentatie abrupt af.

Los van de onprofessionele indruk die ze daarmee maken, zijn ze verder van huis dan ooit. Wanneer het publiek in de gaten heeft, dat de spreker zijn eigen route niet kent, stopt het met luisteren. Het effect van zo'n presentatie is minimaal.

Een outline dwingt je om te focussen op de grote lijn. Daarna bepaal je wat relevante informatie is en wat je terzijde schuift.

Voordat je de outline schrijft, stel je jezelf eerst twee vragen

Veel mensen denken dat een presentatie draait om informatieoverdracht. Dat wat je weet, vertellen aan anderen.

In mijn visie gaat het om specifieke informatieoverdracht. Niet alles vertellen wat je weet maar een keuze maken. Alleen dat vertellen wat het publiek nodig heeft. Twee vragen helpen je om die keuze te maken:

1. Wat is het doel: hoe denkt, voelt of handelt het publiek aan het begin en hoe aan het einde van de presentatie?
2. Wie is het publiek: wat weet het al van het onderwerp, wat verwacht het te horen, welke tegenwerpingen heeft het?

De eerste vraag bepaalt het start- en eindpunt van de presentatie. Je publiek komt anders uit de presentatie dan het erin ging. De tweede vraag bepaalt wat het publiek nodig heeft om van A naar B te komen.

Wanneer je het doel weet en je publiek kent, dan kun je de outline schrijven.

Wat zijn de elementen van een outline?

Een outline bestaat uit drie delen: een begin, midden en einde. Het begin en einde kun je meteen invullen. Die heb je net bepaald met het antwoord op de eerste vraag.

Op basis van het antwoord op de tweede vraag, kies je drie onderwerpen voor het midden. 

Je leest het goed, maximaal drie onderwerpen. Liever drie onderwerpen verder uitgediept, dan er 10 globaal aangestipt. Less is more. Want door dieper te gaan, kun je beter je expertise laten zien.

De drie onderwerpen werk je uit aan de hand van één H en zes W-vragen. Deze vragen zijn bedoeld om de in's en out's van elk onderwerp helder te krijgen. Niet alle vragen zullen van toepassing zijn. En ook de volgorde waarin je de informatie later uitwerkt, staat niet vast. Waar het hier om gaat, is voor alle drie de onderwerpen de juiste informatie boven water te krijgen. Zelfs als je denkt dat je die zo uit je mouw schudt, kan het heel interessant zijn om toch eerst alle vragen langs te lopen. Het geeft negen van de tien keer verdieping aan de inhoud.

Maar ondanks deze beknopte en heldere structuur, ligt uitweiden op de loer. 

Hoe hou je uitweiden in toom?

Nadat je klaar bent met de outline en voordat je verdergaat met uitwerken, las je een redigeer moment in.

Je schrapt de antwoorden op de H- en W-vragen die achteraf bezien minder van belang zijn. Ook schrap je uitstapjes waarbij je stiekem een extra onderwerp naar binnen schuift bij één van de drie gekozen onderwerpen.

De outline bestaat uit logische informatie. Het hoe, wat en waarom. Bij de verdere uitwerking van de presentatie krijgt logische informatie inkleuring. Denk daarbij aan voorbeelden. Houd er rekening mee dat die inkleuring ook nog een flink deel van de spreektijd in beslag neemt. Wees dus streng tijdens het redigeren.

Starten met een outline, ik kan niet meer zonder

Wanneer ik een presentatie bouw, maar ook als ik een artikel schrijf of een tekening maak, begin ik altijd met een outline. Op het eerste oog lijkt het extra werk en tijd. Maar dat weegt niet op tegen de voordelen.

Een outline geeft me overzicht, de route staat vast. Het dwingt me om keuzes te maken en overbodige informatie te schrappen. En het helpt me keer op keer om de boodschap helder te krijgen.

Dus.

Voordat je een presentatie helemaal uitwerkt, bepaal je eerste de grote lijn. Daarvoor beantwoord je twee vragen over doel en publiek, je schrijft een outline en redigeert.

Fotomateriaal
NASA Goddard Space Flight Centre [Flickr]
Kluwe rode wol - Passion Fruit door Jossimer [Flickr]