Hoe je als mens een voorsprong houdt op machines

Bij IT en netwerkbedrijf Cisco draait alles om data en artificial intelligence. Toch is de beste (data)expert niet persé degene met de grootste invloed.

De CEO van Cisco vindt presenteren de belangrijkste vaardigheid voor zijn medewerkers. Iedere presentatie ligt langs een meetlat. Je scoort één tot vijf sterren. Om je baan te houden of promotie te maken, moet je vier sterren halen.

Een deel van onze banen wordt straks overgenomen door machines. Maar wij mensen hebben één troef: we zijn en blijven beter in communiceren.

Op het kantoor van investeerder en één van de rijkste mannen van de wereld Warren Buffet hangen geen diploma's. Maar wel één lijstje met een certificaat. Je raadt vast van welke training.

Presenteren is een onmisbare vaardigheid. En één die je steeds kunt verbeteren.

Veel sprekers presenteren alleen informatie. Maar dat is niet genoeg om je toehoorder te inspireren of tot actie aan te zetten.

Een succesvolle (data)expert voegt aan zijn informatie verhalen toe

Econoom en Nobelprijswinnaar Robert Schiller vindt dat veel economen de kracht van verhalen onderschatten. Er is een reden dat je op een bepaald moment belegt en dat je op een ander moment in paniek bent over de aandelenmarkt. Vanwege de verhalen die de ronde doen. Als je de kracht van verhalen niet begrijpt, dan begrijp je menselijk gedrag niet en lukt het je niet om mensen tot actie aan te zetten.

Hoe gebruik je verhalen in je presentatie?

Een persoonlijk verhaal is het sterkst. Welke eigen ervaring kun je gebruiken om logica mee te verbinden?

Een persoonlijk verhaal gaat weliswaar over jou, maar staat in dienst van de presentatie. Het is er om het publiek te helpen. Ernesto Sirolli start zijn TEDtalk met een persoonlijke anekdote (eerste drie minuten). Hij creëert een mentaal plaatje en het publiek beleeft ter plekke de ervaring die Sirolli had als welzijnswerker in Zambia. Zijn verhaal spreekt voor zich. Zelfs zonder het uit te spreken, weet het publiek al wat de kernboodschap is.

Creativiteit is het koppelen van twee verschillende dingen. En creativiteit maakt van een gemiddelde presentatie een top-presentatie. Het is origineel.

Niet iedere informatiespecialist zal warmlopen voor een persoonlijk verhaal

De wereld van de specialist is toch vooral die van data en logica. En iets persoonlijks vertellen is een hele stap. Hoe pak je dat aan?

Stel dat je interviews hebt gedaan voor je onderzoek, dan is dat een mogelijke bron van verhalen. Wat heb je gehoord? Wat diende als illustratie?

Het is vaak wel mogelijk om te vertellen hoe de data en feiten het leven van echte mensen, bedrijven of organisaties beïnvloedt. Een case study of een voorbeeld als verhaal. Om te begrijpen hoe dat werkt, is het interessant om eens te kijken naar presentaties van Hans Rosling. Hij wist als geen ander dat je naast de data ook het verhaal nodig hebt om contact te maken en om het publiek te overtuigen.

Maar in mijn wereld vertel je geen verhalen

Klopt, het is nog steeds uitzonderlijk. Weinig onderzoekers of wetenschappers verstaan de kunst van het verhalen vertellen. Het is spannend om te doen. Zeker de eerste keren. En het vraagt wat creativiteit. Maar dat wil niet zeggen dat je daarom maar de gemakkelijke weg kiest en PowerPoint vult met bullets.  

Verpak data in een persoonlijk verhaal of in een voorbeeld. Geef de toehoorders de mogelijkheid om gecompliceerde inhoud gemakkelijker te begrijpen. 

Wat doe je als je geen persoonlijk verhaal of voorbeeld hebt?

Stel dat je data niet zelf hebt samengesteld, geen interviews hebt gedaan, maar bijvoorbeeld gegevens hebt verzameld uit een bestaande bron. Hoe kun je dan toch data aan een verhaal koppelen?

Creëer een fictief personage

Iemand die een demografische groep vertegenwoordigt. In een interview met econoom Jonathan Schwabish geeft communicatiespecialist Carmine Gallo een mooi voorbeeld.

Toshiba Medical Systems heeft een medisch apparaat uitgevonden. Het kan beroertes sneller opsporen. Het apparaat is in de testfase en er zijn nog geen concrete voorbeelden. De CEO wil op een medisch congres het apparaat presenteren, maar komt niet verder dan een gortdroog verhaal over de data achter de uitvinding. Om het publiek enthousiast te krijgen bedenkt hij samen met Gallo een fictief echtpaar, David en Susan. David is 67 jaar en heeft een hartaandoening. Hij linkt alle data aan David. Het publiek krijgt een gevoel bij David en er komt een connectie tussen hen en de spreker tot stand. Twee jaar later op datzelfde congres wordt hij door meerdere mensen aangesproken. Ze vertellen hem dat ze zich het verhaal van David en Susan nog goed herinneren.

Een fictief personage is een goed alternatief. Maar er gaat niets boven een waargebeurd verhaal of een echt voorbeeld.

Pas wel op met een fictief personage

Niets doet meer afbreuk aan je presentatie dan wanneer het publiek achteraf ontdekt dat het niet om een echt voorbeeld ging. Weg geloofwaardigheid. Maar dat is simpel te verhelpen door aan het begin van het verhaal duidelijk te zijn en te vertellen dat het om een fictief voorbeeld gaat.

Hoe bouw je een verhaal op?

Je hebt een ervaring gevonden of een goed voorbeeld, maar dan? Een verhaal maken klinkt best intimiderend. Het kan je zelfs blokkeren. Maar bedenk dat het om de structuur van een verhaal gaat. Zoals filmmakers en schrijvers die gebruiken.

En die structuur is eenvoudig: set-up, confrontatie, ontknoping.

Zo werkt het.

Set-up

In een film of boek maak je kennis met de personages, hun omgeving en waar het verhaal over gaat. De plek waar het avontuur start. In de zakelijke wereld is dit de status quo. De situatie van dat moment.

Confrontatie

Het avontuur is gestart en de wereld van de held staat ineens op z'n kop. We zien of lezen welke obstakels hij moet overwinnen. Vertaald naar de zakelijke wereld: schets in het middendeel van je verhaal problemen, knelpunten of vraagstukken. Bespreek de gevolgen en mogelijke oplossingen.

Ontknoping

De problemen zijn opgelost, de obstakels overwonnen. De wereld van de held is veranderd. In een zakelijke presentatie rond je af met de uiteindelijke oplossing. Dat kan zijn een product, dienst, advies, aanbeveling of strategie. 

Wordt zo'n presentatie dan niet simplistisch?

'Storytelling' heeft onterecht geen beste reputatie omdat veel mensen denken dat het de inhoud te veel versimpelt. Maar het tegendeel is waar. Door een verhaal te vertellen, plaats je informatie binnen een context die relevant en begrijpelijk is voor de luisteraar. Je gaat naar bekend terrein om iets abstracts uit te leggen.  

Wil je informatie begrijpelijk maken en het publiek tot actie aanzetten, dan verbind je logica en emotie in een verhaal. Je maakt een mentaal plaatje en geeft het publiek een haakje om de inhoud te begrijpen en onthouden.

Hoe verhalen zelfs een fysiek effect hebben

Dat demonstreert presentatie expert David JP Phillips in zijn TEDtalk. Hij laat het publiek ervaren hoe je door verhalen bepaalde hormonen kunt opwekken. Hij spreek van 'The angels cocktail' en 'The devils cocktail'.

Wat kun je doen zelfs als je al een presentatie hebt gemaakt? 

Begin klein. Licht één dataonderdeel uit de presentatie en kies daarvoor een verhaal dat past: persoonlijk, een voorbeeld of een fictief personage. Neem er de tijd voor. Desnoods een paar dagen. Verwerk de elementen in de structuur van set-up, confrontatie, ontknoping en ervaar de kracht van een verhaal.